Nie chcesz przepisywać danych z faktur? AI może zrobić to za Ciebie
Inteligentny obieg dokumentów pozwala automatycznie odczytywać faktury, przekazywać je do księgowania i pilnować, aby ważne dokumenty nie zginęły w skrzynce e-mail.
Ręczne pobieranie faktur, przepisywanie danych i przekazywanie ich do księgowości to proces, który w wielu firmach nadal wykonywany jest ręcznie. Przy kilku dokumentach może nie być dużym problemem. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset miesięcznie szybko staje się niepotrzebnym obciążeniem.
Faktura przychodzi na maila. Co dalej?
Dzięki Inteligentnemu Obiegowi AI proces może zostać w dużej części zautomatyzowany.
Przykładowy schemat:
faktura na e-mail → OCR/AI odczytuje dokument → dane zostają rozpoznane → faktura trafia do księgowania → odpowiednia osoba otrzymuje powiadomienie
System OCR może rozpoznać informacje znajdujące się na dokumencie, takie jak:
kontrahent, NIP, numer faktury, daty, kwoty, VAT czy dane płatności.
Nie trzeba więc ręcznie przepisywać każdej informacji.
AI nie tylko odczytuje fakturę
Największa korzyść pojawia się wtedy, gdy odczyt dokumentu jest połączony z całym obiegiem informacji.
Faktura może zostać automatycznie przekazana do odpowiedniego procesu, a pracownik otrzymać powiadomienie na Slacku lub e-mailu, jeżeli potrzebna jest jego akceptacja.
Przykładowo:
faktura → OCR/AI → obieg dokumentu → akceptacja → księgowanie
Zamiast sprawdzać skrzynkę i pamiętać o dokumentach, pracownik dostaje informację wtedy, gdy rzeczywiście musi wykonać działanie.
A co z innymi dokumentami?
Inteligentny obieg dokumentów może obsługiwać również inne procesy.
Semantyczna wyszukiwarka pozwala odnajdywać dokumenty na podstawie ich treści, podobnie jak wyszukiwarka internetowa.
Nie musisz pamiętać dokładnej nazwy pliku. Możesz szukać informacji związanej z jego zawartością.
Przykładowo:
„umowa z klientem dotycząca wdrożenia z 2025 roku”
System może znaleźć dokument na podstawie jego treści.
AI może również pilnować terminów
Umowy, abonamenty i inne dokumenty często mają określone daty wygaśnięcia lub odnowienia.
Zamiast wpisywać wszystkie terminy ręcznie do kalendarza, system może je monitorować i odpowiednio wcześniej wysłać powiadomienie.
umowa → AI rozpoznaje termin → system monitoruje datę → powiadomienie przed wygaśnięciem
Dzięki temu zmniejsza się ryzyko przeoczenia ważnego terminu.
Co TaskFinity może zautomatyzować?
W TaskFinity Inteligentny Obieg AI może połączyć kilka elementów w jeden system:
OCR/AI → automatyczny odczyt faktur z e-maila → obieg i księgowanie → powiadomienia → akceptacja → archiwizacja
Do tego można dodać:
semantyczną wyszukiwarkę dokumentów,
automatyczne powiadomienia na Slacku i e-mailu,
monitorowanie terminów umów,
alerty o zbliżającym się wygaśnięciu dokumentów.
W efekcie AI nie tylko czyta dokumenty, ale pomaga zarządzać ich całym obiegiem.
Mniej przepisywania. Mniej szukania. Mniej pilnowania terminów.
Jeżeli w Twojej firmie faktury i dokumenty nadal krążą między skrzynką e-mail, Excelem i pracownikami, warto sprawdzić, które elementy tego procesu można przejąć przez AI i automatyzację.